Cómo configurar el correo electrónico profesional para su bufete de abogados


¿Qué es más pegajoso que usar calcetines atléticos blancos con un traje negro? No haber configurado un correo electrónico profesional para su bufete de abogados. El uso de una dirección de correo MSN, Yahoo, Hotmail o AOL, o incluso los proveedores de correo electrónico más recientes y modernos como Outlook y Gmail, todo parece un poco pegajoso, ¿no?

Piénsalo. ¿Qué parece más profesional: johnsonfamilylaw@hotmail.com o jim@johnsonfamilylaw.com? Si esos se parecen lo mismo a usted, apenas sepa que a muchos, es similar a la diferencia entre usar una dirección de correo profesional y un P.O. Box: un grito de arranque novato que no puede sobrevivir. El único fallo más grande que he visto últimamente fue alguien usando Comic Sans en su firma de correo electrónico.

¿Cómo obtiene una dirección de correo electrónico @ yourlawfirm.com? Hay algunas maneras, que varían en complejidad y costo.

Pregunte a su registrador de nombres de dominio

Cuando esté a punto de configurar direcciones de correo electrónico profesional, la forma más rápida es simplemente preguntar a la empresa que utilizó para registrar su nombre de dominio de sitio web o su empresa de alojamiento, si lo proporcionan-la mayoría lo hacen. Por ejemplo, utilizo GoDaddy para el registro de nombres de dominio y para alojamiento web: el correo electrónico es otro servicio que proporcionan, si lo necesita.

Este método será probablemente el más fácil y más rápido de configurar. Después de todo, su registrador de nombres de dominio o anfitrión con mucho gusto le venden otro servicio y tienen un montón de incentivos para ayudarle a conseguirlo. ¿Los inconvenientes? No espere un gran filtrado de spam: estas empresas no tienen los recursos que hacen las grandes empresas. Además, no espere una interfaz de navegador web que sea tan fácil como Gmail o Outlook: la mayoría de los proveedores de hosting tendrán una interfaz, pero por lo general son básicos y anticuados. En su lugar, deseará obtener la información de inicio de sesión de su proveedor e introducirla en Outlook y / o en la aplicación de correo electrónico de su teléfono inteligente.

Si tiene prisa, probablemente sólo tendrá una sola llamada telefónica o unos pocos clics. De lo contrario, considere las otras opciones, ya que son mejores en cualquier otro aspecto y puede ser el mismo precio o incluso más barato.

Zoho Mail (Características Robustas, Gratis)

Hubo un tiempo en que Google y Microsoft proporcionaron servicios gratuitos de correo electrónico @ yourlawfirm.com. Sin embargo, ese tiempo ha pasado, así que si su meta es la menor sobrecarga de oficina posible, su destino recae en Zoho y Zoho solo.

Eso no es necesariamente algo malo: su lista de servicios, muchos de los cuales son gratuitos, rivalizan con los de Microsoft y Google. Por ejemplo, la empresa no sólo proporciona correo electrónico, sino que también tiene programas de oficina en línea (similares a Microsoft Word y Excel o Documentos y Hojas de Google), incluso en su oferta gratuita.

El beneficio aquí es obvio: libre (para hasta diez usuarios) cuentas de correo electrónico que son @ yourlawfirm.com. También tienen dos aplicaciones móviles para acceder a su correo electrónico en cualquier lugar (además de acceso IMAP si desea utilizar Outlook o cualquier aplicación de correo electrónico de Android o Apple). Los inconvenientes incluyen espacio de almacenamiento limitado (5 gigabytes, que para ser justos, mi packrat de siete años de edad de una bandeja de entrada de Gmail no ha llegado aún) y los límites de la tasa de cuántos mensajes puede enviar o recibir un día (no Masivo-emailing a los centenares de gente por día, pero para la correspondencia regular de la oficina, debe bastar).

Google Apps (funciones robustas, se integra con Clio)

Google Apps es el go-to por muchas razones: tiene el mejor correo electrónico en la empresa (Google Mail / Gmail), es sin duda la mejor suite colaborativa de oficina en línea (Google Docs, Sheets, Slides) y, por supuesto, integra Con Clio. Clio puede almacenar sus documentos de cliente en Google Drive y sincronizar su calendario con Google Calendar.

Es perfecta, es robusta, y cuesta dinero: $ 5 / usuario / mes para el paquete base y $ 10 / usuario / mes si desea un almacenamiento ilimitado y características de Vault (archivado automático de correo electrónico para eDiscovery o fines de retención de litigios).

¿Los beneficios? Se integra con casi todo, incluyendo Clio. Además, Google está a la vanguardia de la innovación (y la adquisición de inicio de tecnología), por lo que rara vez mirar las ofertas de otras empresas con envidia. Los inconvenientes: es un dolor para sincronizar con versiones anteriores de Outlook de escritorio y … eso es todo.

Microsoft Office 365 for Business (funciones robustas, familiaridad, se integra con Clio)

El equivalente de Microsoft a Google Apps está vinculado a su oferta de Office 365. Su precio es mucho más complicado, sin embargo, debido a que Office 365 viene en al menos nueve ediciones, incluyendo seis para negocios, algunas de las cuales vienen con acceso de escritorio y móvil a la oficina de Microsoft ubicua de Office, y algunas de ellas no.

Para mantener las cosas simples, veremos las ofertas de negocios: correo electrónico y Office Online es de $ 6 / usuario / mes (o $ 60 / usuario / año), mientras que un paquete con la suite de escritorio completa de Office (que casi todos los abogados de la tierra utilizan ) Sale a $ 15 / usuario / mes (o $ 150 / usuario / año).

 

Si está comprando Microsoft Office 365 de todos modos, esto no es un gasto adicional. Y si, al igual que el resto del mundo laboral, creció utilizando Microsoft Office, todas las versiones en línea y sin conexión de Microsoft Office y Outlook serán muy familiares -una consideración invaluable si su oficina tiene ludistas de abogados al acecho. Y, funciona con Clio. Los inconvenientes incluyen los precios convoluted y los argumentos creíbles que la versión en línea de la habitación de oficina de Google bate a Microsoft.

Entonces, ¿cómo debe configurar el correo electrónico profesional para su bufete de abogados?

Para atar todo:

  1. Su nombre de dominio / empresa de alojamiento es rápido;
  2. Zoho es gratuito para hasta 10 usuarios;
  3. Google Apps se integra con Clio y casi todos los demás servicios de inicio;
  4. Microsoft Office 365 es el servicio que usted (y el socio principal) conocen y aman, y ahora también se integra con Clio.
  5. Todos vendrán con instrucciones para vincular el proveedor de correo electrónico a su dominio, que normalmente implica copiar y pegar algunos servidores en la página de configuración de su registrador de dominios.

Asegúrese de leer las políticas de privacidad de cada proveedor para asegurarse de que cumple con su deber de confidencialidad. Las reglas para esto son mucho más matizadas de lo que se podría pensar. Por ejemplo, Nueva York permite a los abogados utilizar proveedores de servicios de correo electrónico que escanearán de manera programática los correos electrónicos confidenciales con fines publicitarios. Su propia jurisdicción puede no ser tan permisiva. Si ese es el caso, los servicios de correo electrónico pagados tienden a tener políticas de privacidad más fuertes que los servicios gratuitos.

Una vez que haya terminado, sus correos electrónicos provendrán de una dirección de correo electrónico personalizada y profesional, en lugar de una cuenta de correo electrónico desagradable. Independientemente de su elección, sus contactos se pueden sincronizar sin problemas en su plataforma de gestión de prácticas de Clio, y los contactos realizados con ellos a través de Clio Connect, o facturas enviadas a través de Clio Payments y más. ¿Qué estás esperando, springsteenrocks67@hotmail.com?

Add a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *